BEEGOLD MOVE • ĐÓNG GÓI HỒ SƠ TÀI LIỆU
Đóng gói hồ sơ tài liệu – phân loại rõ, đánh dấu đúng, bàn giao dễ kiểm soát
Khi văn phòng, cơ quan hoặc doanh nghiệp cần chuyển địa điểm,
hồ sơ không nên được gom ngẫu nhiên vào thùng.
Việc phân loại, đánh mã, sắp xếp theo phòng ban và bàn giao theo danh sách
giúp quá trình chuyển tài liệu có trật tự hơn và dễ tìm lại sau khi hoàn tất.
BEEGOLD MOVE hỗ trợ đóng gói hồ sơ, tài liệu, sổ sách và vật dụng văn phòng
theo phạm vi công việc được thống nhất trước.
Không chỉ “cho vào thùng”
Cần biết hồ sơ thuộc phòng ban nào, nhóm nào cần mở trước,
thùng nào phải bàn giao cho ai và tài liệu nào cần kiểm soát riêng.
Hồ sơ cần được quản lý bằng hệ thống, không chỉ bằng thùng carton
Phân loại hồ sơ
Tách theo phòng ban, loại tài liệu, năm lưu trữ hoặc nhóm công việc phù hợp.
Đóng thùng phù hợp
Chia khối lượng vừa phải để thuận tiện bốc xếp và hạn chế thùng quá nặng.
Đánh mã thùng
Dùng mã rõ ràng để biết thùng thuộc phòng nào và cần chuyển đến đâu.
Bàn giao dễ đối chiếu
Sắp xếp theo danh sách và mã để thuận tiện kiểm tra tại địa điểm mới.
Phù hợp với đơn vị có nhiều hồ sơ cần di chuyển có hệ thống
Khi số lượng tài liệu lớn, việc chỉ gom thùng có thể khiến khâu sắp xếp sau chuyển mất nhiều thời gian.
Càng nhiều phòng ban, càng cần phương pháp đánh dấu rõ ràng.
Doanh nghiệp
Chuyển văn phòng hoặc kho hồ sơ.
Cơ quan, tổ chức
Có nhiều phòng ban và tài liệu lưu trữ.
Phòng lưu trữ
Cần chuyển nhiều thùng hồ sơ cùng lúc.
Văn phòng nhiều bộ phận
Cần tách riêng hồ sơ từng phòng.
Một hệ thống mã đơn giản có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian sau khi chuyển
Theo phòng ban
Ví dụ: Kế toán, Nhân sự, Kinh doanh, Hành chính.
Theo thời gian
Có thể tách theo năm hoặc giai đoạn lưu trữ khi phù hợp.
Theo loại tài liệu
Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, hồ sơ nhân sự hoặc nhóm khác.
Theo mức độ ưu tiên
Tách riêng tài liệu cần sử dụng ngay sau khi chuyển.
Biến mỗi thùng thành một “địa chỉ” dễ nhận diện
Cách đặt mã nên đơn giản, dễ đọc và phù hợp với cách quản lý của đơn vị.
Kế toán • Thùng 01
Nhân sự • Thùng 02
Kinh doanh • Thùng 03
Mã chỉ là ví dụ. Doanh nghiệp có thể sử dụng quy ước đang áp dụng nội bộ
để tránh phải chuyển đổi hệ thống quản lý.
Không ghi quá nhiều thông tin nhạy cảm ngoài thùng
Với hồ sơ có tính riêng tư, nên dùng mã nhận diện nội bộ thay vì ghi chi tiết toàn bộ nội dung lên mặt thùng.
7 bước từ phân loại đến bàn giao hồ sơ tại địa điểm mới
01. Tiếp nhận nhu cầu
Xác định số phòng ban, lượng hồ sơ, địa điểm đi và địa điểm nhận.
02. Xây dựng cách phân loại
Thống nhất cách chia hồ sơ theo phòng, năm, loại hoặc mã của đơn vị.
03. Chuẩn bị thùng
Chọn loại thùng phù hợp và chia lượng tài liệu vừa phải cho từng thùng.
04. Đóng gói & đánh mã
Đóng theo từng nhóm và gắn mã nhận diện thống nhất.
05. Bốc xếp theo thứ tự
Sắp xếp thùng lên xe theo thứ tự phù hợp với điểm nhận và khu vực bàn giao.
06. Vận chuyển
Di chuyển đến văn phòng, kho lưu trữ hoặc địa điểm mới theo kế hoạch.
07. Đối chiếu & bàn giao
Kiểm tra mã, số lượng thùng và chuyển tới đúng khu vực nhận.
Một vài sai sót có thể khiến khâu tìm lại hồ sơ mất nhiều thời gian
Trộn nhiều phòng ban
Làm tăng thời gian phân loại lại ở nơi mới.
Không có mã thùng
Khó xác định thùng nào thuộc khu vực nào.
Thùng quá nặng
Hồ sơ giấy có khối lượng lớn nên cần chia vừa phải.
Ghi quá chi tiết
Không nên để thông tin nhạy cảm lộ rõ trên mặt thùng.
Báo giá đóng gói hồ sơ phụ thuộc vào khối lượng công việc thực tế
Không nên chỉ tính theo số thùng. Số lượng hồ sơ, mức độ phân loại,
nhân lực, quãng đường và điều kiện bốc xếp đều có thể ảnh hưởng đến chi phí.
Số lượng hồ sơ
Khối lượng tài liệu cần xử lý.
Mức độ phân loại
Chia đơn giản hay chi tiết theo nhóm.
Số thùng
Số lượng thùng cần chuẩn bị và vận chuyển.
Nhân lực
Số người cần để đóng và bốc xếp.
Quãng đường
Khoảng cách giữa hai địa điểm.
Điều kiện bốc xếp
Tầng, thang máy và khoảng cách mang thùng.
Hồ sơ nhạy cảm cần có quy trình riêng của đơn vị
Với tài liệu có yêu cầu bảo mật, hồ sơ cá nhân, tài liệu nội bộ hoặc tài liệu thuộc quy trình kiểm soát riêng,
doanh nghiệp nên chỉ định đầu mối chịu trách nhiệm và thống nhất cách đóng – niêm phong – bàn giao trước.
BEEGOLD MOVE cung cấp dịch vụ đóng gói và vận chuyển theo phạm vi được thống nhất.
Việc phân loại hồ sơ mật, quyền truy cập hoặc quy trình bảo mật chuyên ngành
cần do đơn vị sở hữu tài liệu quyết định và giám sát.
Giải đáp về đóng gói hồ sơ tài liệu
Có nhận đóng gói hồ sơ cho văn phòng không?
Có thể tiếp nhận nhu cầu đóng gói tài liệu khi chuyển văn phòng, cơ quan hoặc khu vực lưu trữ,
tùy khối lượng và phạm vi thực tế.
Hồ sơ có được phân loại trước khi đóng không?
Cách phân loại cần được thống nhất với đơn vị sở hữu hồ sơ.
Có thể tổ chức theo phòng ban, loại tài liệu hoặc mã nội bộ phù hợp.
Có đánh dấu từng thùng không?
Có thể sử dụng hệ thống mã theo phương án đã thống nhất để thuận tiện kiểm tra và bàn giao.
Có vận chuyển luôn sau khi đóng gói không?
Tùy phạm vi dịch vụ, có thể kết hợp đóng gói, bốc xếp và vận chuyển đến địa điểm mới.
Giá dịch vụ được tính như thế nào?
Chi phí phụ thuộc vào lượng hồ sơ, số thùng, mức độ phân loại,
nhân công, địa điểm và các hạng mục vận chuyển đi kèm.
Cần cung cấp gì để báo giá nhanh?
Nên cung cấp hình ảnh khu vực lưu trữ, số tủ hoặc lượng hồ sơ ước tính,
số tầng, địa chỉ đi – đến và yêu cầu phân loại nếu có.
Dịch vụ liên quan
Cần đóng gói và di chuyển số lượng lớn hồ sơ?
Gửi hình ảnh khu vực lưu trữ, lượng hồ sơ dự kiến và địa chỉ để BEEGOLD MOVE tư vấn phương án phù hợp.