Chuyển văn phòng chuyên nghiệp theo phòng ban, tài sản và kế hoạch vận hành
Chuyển văn phòng không chỉ là đưa bàn ghế từ địa điểm cũ sang địa điểm mới.
Doanh nghiệp còn phải xử lý hồ sơ, máy tính, thiết bị, tủ tài liệu,
tài sản theo từng phòng ban và khung thời gian có thể ảnh hưởng đến hoạt động làm việc.
BEEGOLD MOVE xây dựng phương án chuyển văn phòng dựa trên hiện trạng thực tế,
phân loại theo bộ phận và tổ chức thứ tự đóng gói – bốc xếp – vận chuyển – bàn giao
để quá trình chuyển đổi địa điểm có hệ thống hơn.
5 điểm cần chốt trước ngày chuyển
Ai phụ trách từng khu vực và nhóm tài sản.
Phân loại riêng theo bộ phận hoặc mã lưu trữ.
Máy tính, màn hình, máy in và thiết bị văn phòng.
Bàn ghế, tủ, kệ và hạng mục cần tháo lắp.
Xác định mốc cần hoàn tất tại văn phòng mới.
PHÙ HỢP:
Văn phòng công ty
Trụ sở
Cơ quan
Văn phòng nhiều phòng ban
Di dời doanh nghiệp
Điểm quan trọng là giữ được cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp
Trong văn phòng, mỗi tài sản thường thuộc về một phòng ban, vị trí hoặc nhân sự cụ thể.
Nếu bàn ghế, hồ sơ và thiết bị bị trộn lẫn trong quá trình chuyển,
khâu sắp xếp tại địa điểm mới có thể mất nhiều thời gian.
Vì vậy, phương án chuyển văn phòng nên được xây dựng theo khu vực,
phòng ban và thứ tự cần đưa vào sử dụng lại.
Bàn ghế, hồ sơ, tủ và thiết bị cá nhân.
Hồ sơ, chứng từ, tủ tài liệu và máy tính.
Bàn ghế, máy tính, hồ sơ và vật dụng làm việc.
Nhóm cần đánh mã và xử lý theo danh sách riêng.
Chia văn phòng theo bộ phận trước khi bắt đầu đóng gói
Mỗi phòng ban có thể sử dụng mã riêng để nhận diện thùng hồ sơ, thiết bị và khu vực bàn giao tại văn phòng mới.
Ban giám đốc
Bàn làm việc, tủ, hồ sơ và tài sản thuộc khu vực lãnh đạo.
Kế toán
Chứng từ, hồ sơ, máy tính và tủ lưu trữ cần phân nhóm rõ.
Hành chính – nhân sự
Hồ sơ nhân sự, vật tư văn phòng và tài sản hành chính.
Kinh doanh
Máy tính, bàn ghế, tài liệu và thiết bị của nhân sự kinh doanh.
Mỗi nhóm tài sản văn phòng cần một cách xử lý khác nhau
Hồ sơ giấy, máy tính và bàn ghế không nên được xử lý giống nhau.
Phân loại đúng ngay từ đầu giúp việc đóng gói và bàn giao dễ kiểm soát hơn.
Nên phân theo phòng ban, nhóm và mã thùng.
Cần hạn chế va đập và nhận diện theo vị trí sử dụng.
Xem xét kích thước, trọng lượng và điều kiện bốc xếp.
Có thể cần tháo các hạng mục phù hợp trước khi chuyển.
Cần khảo sát riêng theo kích thước và yêu cầu thực tế.
Một kế hoạch chuyển văn phòng tốt phải tính cả thời điểm doanh nghiệp cần làm việc trở lại
Đối với doanh nghiệp, việc chuyển dọn kéo dài có thể ảnh hưởng đến nhân sự và hoạt động.
Do đó, cần xác định trước khu vực nào cần hoàn tất sớm.
Ví dụ, hệ thống bàn làm việc và máy tính có thể được ưu tiên bàn giao trước,
trong khi kho hoặc một số khu vực phụ có thể sắp xếp sau tùy kế hoạch.
3 giai đoạn của một chuyến chuyển văn phòng
Khảo sát & phân loại
Lập danh sách phòng ban, tài sản, thiết bị và khung thời gian thực hiện.
Đóng – tháo – bốc – vận chuyển
Thực hiện theo từng bộ phận và thứ tự đã được thống nhất.
Bàn giao theo phòng ban
Đưa từng nhóm tài sản về đúng khu vực nhận để dễ bố trí lại.
7 bước từ tiếp nhận thông tin đến bàn giao văn phòng mới
Tiếp nhận nhu cầu
Ghi nhận địa chỉ, quy mô, số phòng ban và thời gian dự kiến.
Khảo sát hiện trạng
Xem lượng tài sản, lối đi, tầng và điều kiện phương tiện tiếp cận.
Lập danh sách & phân nhóm
Phân theo phòng ban, hồ sơ, thiết bị và nội thất.
Đóng gói & đánh mã
Tạo cách nhận diện phù hợp để tránh lẫn tài sản giữa các phòng ban.
Tháo lắp hạng mục phù hợp
Xử lý bàn, tủ, kệ và nội thất khi cần để thuận tiện bốc xếp.
Vận chuyển
Bố trí phương tiện và thứ tự xếp theo kế hoạch bàn giao.
Bàn giao tại văn phòng mới
Đưa từng nhóm đồ về đúng khu vực và hoàn thành phần việc đã thống nhất.
Doanh nghiệp 40 nhân sự chuyển sang văn phòng mới
Văn phòng có khu giám đốc, kế toán, hành chính – nhân sự,
kinh doanh, phòng họp, tủ hồ sơ và khoảng 40 bộ máy tính – màn hình.
Nếu toàn bộ tài sản được đóng chung,
nhân sự tại văn phòng mới sẽ phải mất thời gian xác định máy tính,
hồ sơ và bàn ghế thuộc bộ phận nào.
Phương án theo phòng ban giúp quá trình bàn giao rõ ràng hơn.
Hồ sơ văn phòng nên được đóng và đánh mã riêng
Hồ sơ giấy có thể có số lượng rất lớn và dễ bị lẫn nếu không phân loại từ đầu.
Việc chia theo phòng ban, năm hoặc mã lưu trữ giúp khâu bàn giao rõ ràng hơn.
Với tài liệu có yêu cầu bảo mật hoặc quy trình kiểm soát nội bộ,
doanh nghiệp nên chỉ định người phụ trách và thống nhất cách bàn giao riêng.
Chứng từ và tài liệu thuộc phòng kế toán.
Hồ sơ và tài liệu hành chính – nhân sự.
Tài liệu và vật dụng thuộc phòng kinh doanh.
Có thể áp dụng quy ước đang sử dụng trong doanh nghiệp.
Báo giá cần dựa trên công việc thực tế, không chỉ dựa vào diện tích văn phòng
Hai văn phòng có cùng diện tích vẫn có thể khác nhau rất nhiều về số nhân sự,
lượng nội thất, hồ sơ, thiết bị và điều kiện bốc xếp.
Vì vậy, thông tin càng đầy đủ thì phương án phương tiện,
nhân lực và phạm vi công việc càng sát thực tế.
Liên quan đến số bàn làm việc và thiết bị.
Số lượng thùng, tủ và yêu cầu phân loại.
Bàn ghế, máy tính, máy in, tủ và tài sản khác.
Tầng, thang máy, ngõ, vị trí đỗ xe và thời gian.
8 việc nên chuẩn bị trước ngày chuyển văn phòng
Giải đáp về dịch vụ chuyển văn phòng
BEEGOLD MOVE có nhận chuyển văn phòng trọn gói không?
Có hỗ trợ đóng gói hồ sơ tài liệu không?
Có chuyển máy tính và màn hình không?
Có thể chuyển ngoài giờ làm việc không?
điều kiện tòa nhà, phương tiện và thời gian thực tế.
Có cần khảo sát trước không?
khảo sát sẽ giúp xây dựng phương án sát thực tế hơn.
Có nhận chuyển văn phòng liên tỉnh không?
Cần cung cấp gì để báo giá?
hình ảnh văn phòng, lượng hồ sơ, nội thất, thiết bị và thời gian dự kiến.
Dịch vụ liên quan
Doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị chuyển văn phòng?
Gửi số nhân sự, phòng ban, địa chỉ và hình ảnh hiện trạng để được tư vấn phương án chuyển dọn phù hợp.